Zarządzanie dokumentacją budowlaną: Organizacja i archiwizacja ważnych dokumentów

ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ BUDOWLANĄ: ORGANIZACJA I ARCHIWIZACJA WAŻNYCH DOKUMENTÓW

Planowanie, budowa i eksploatacja obiektów budowlanych wymagają właściwej organizacji i archiwizacji dokumentacji. Dokumentacja ta jest bowiem niezbędna w procesie projektowania, budowy i modernizacji obiektów, a także w przypadku wykonywania wszelkiej dokumentacji związanej z remontami, adaptacjami, modernizacjami czy też przy realizacji kontroli technicznych. W niniejszym artykule omówimy temat zarządzania dokumentacją budowlaną, poświęcając spojrzenie na organizację i archiwizację dokumentów, a także wskazując na najważniejsze czynniki, które należy uwzględnić w tym procesie.

ORGANIZACJA DOKUMENTÓW BUDOWLANYCH

Dokumentacja budowlana to zbiór dokumentów związanych z tworzeniem obiektu, w tym dokumentów projektowych, technicznych, wykonawczych czy umów. Wszystkie te dokumenty powinny być przechowywane w sposób uporządkowany i łatwy do znalezienia. Istotne znaczenie ma tu odpowiednie oznakowanie, np. etykietowanie szafek, pudełek i teczki z dokumentami, co pozwala na szybkie znalezienie interesującego nas dokumentu. Jako że proces projektowania i budowy składa się z wielu etapów, można rozważyć podzielenie dokumentów na kategorie, np. dokumenty projektowe, dokumenty wykonawcze, umowy i rozliczenia.

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW BUDOWLANYCH

Dokumentacja budowlana to zbiór dokumentów, które powinny być przechowywane zgodnie z określonymi przepisami i normami. Archiwizacja dokumentów powinna być zatem przemyślana i w pełni zgodna z wymaganiami prawnymi. Istotne znaczenie ma tu wybór odpowiednich nośników informacji, np. papier, płyty CD czy też serwery internetowe, a także określenie odpowiedniego okresu przechowywania poszczególnych dokumentów. Współcześnie coraz częściej stosuje się archiwizację cyfrową, która pozwala na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej.

NAJWAŻNIEJSZE CZYNNIKI ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ BUDOWLANĄ

Oprócz wykonania i przechowywania dokumentów, ważne jest również dbanie o ich bezpieczeństwo oraz rzetelność. Właściwe zarządzanie dokumentacją budowlaną polega na:

1. Prawidłowym określeniu rodzaju dokumentów, które należy przechowywać.

2. Określeniu odpowiedniego okresu przechowywania poszczególnych dokumentów.

3. Zapewnieniu odpowiednich środków ochrony dokumentów przed ewentualnymi kradzieżami, uszkodzeniami mechanicznymi czy pożarem.

4. Opracowanie procedur i wyznaczenie osób odpowiedzialne za organizację, przechowywanie i archiwizację dokumentów.

5. Regularnym przeprowadzaniu kontroli i weryfikacji dokumentowania oraz przechowywanie dokumentów archiwalnych.

WNIOSKI

Właściwe zarządzanie dokumentacją budowlaną to kluczowy element planowania i wykonania procesu budowlanego. Dzięki uporządkowanej i zorganizowanej dokumentacji, można uniknąć niepotrzebnego chaosu i zapobiec nieprawidłowym decyzjom, a także zminimalizować ryzyko błędów i nieprawidłowe wykorzystanie zasobów budżetowych. Ważne jest więc nie tylko wykonanie ciągłej dokumentacji, ale również odpowiednie zarządzanie nią po zakończeniu prac budowlanych, a także w przypadku kontroli technicznych i modernizacji.